A cada dez funcionários, 11 reclamam da quantidade de e-mails que recebem diariamente da empresa, seja da comunicação, do RH ou de colegas de trabalho. É claro que esse número é um exagero e não saiu de nenhuma pesquisa, mas a quantidade de colaboradores que reclama do número de mensagens que chegam em sua caixa de entrada é enorme.
Como resolver esse problema? Muitos dizem que as redes sociais corporativas podem ser a solução, já que, teoricamente, elas reduziriam a quantidade de e-mails enviados. Faz sentido. Porém, há uma receita bem mais simples de ser adotada com resultados imediatos: repensar a forma de utilizar o e-mail.
E como a área de comunicação pode ajudar nesse esforço para otimizar as mensagens eletrônicas? O primeiro passo é levar em conta a velha frase “menos é mais”. Ou seja: evite enviar newsletters, mensagens e notícias em geral para a caixa de entrada do funcionário diariamente (em alguns casos, são mais de cinco e-mails por dia somente da área de comunicação!).
É preciso ter em mente que esses canais eletrônicos de comunicação da empresa não devem ser planejados para assumirem o papel de um G1 ou de um UOL. Afinal, conforme já abordamos no Stella Blog, não dá mais para lotar a caixa de entrada dos colaboradores com tantas mensagens.
É claro que tudo depende do cenário, mas, geralmente, enviar um resumo de notícias da organização uma vez por semana é o suficiente. É claro que, se a informação for de extrema importância, vale o disparo imediato. O ideal é não deixar tudo no piloto-automático, mas, sim, pensar como agir em cada situação.
Outro ponto interessante é não deixar de lado as ferramentas offline. A empresa não deve abandonar os tradicionais meios de comunicação com funcionários. Boletins, informativos, murais e revistas, entre outros, diversificam os canais de leitura e devem ser utilizados para informações mais aprofundadas. E, mais uma vez, cada uma dessas plataformas deve ser cuidadosamente pensada.
Ao adotar apenas essas ações, já se notará um “alívio” na quantidade de e-mails enviados para os funcionários. Se elas forem somadas a outras medidas, tanto para a área de comunicação como para o restante da organização, é possível encontrar um papel inteligente para os e-mails dentro das empresas.